Am 14. Juni 2023 traten die Vertreter zur diesjährigen ordentlichen Vertreterversammlung der EWG Berlin-Pankow eG im Max Delbrück Communications Center in Buch zusammen. Die Tagesordnung für die ordentliche Vertreterversammlung war mit insgesamt 15 Beratungs- und Beschlussgegenständen im Vergleich zu den Vorjahren sehr umfangreich. Neben den jährlichen Berichterstattungen des Vorstands und des Aufsichtsrates, Beschlussfassungen zum Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2022, zur Verwendung des Bilanzgewinnes, über die Kenntnisnahme des zusammen­gefassten Prüfungsergebnisses und zur Entlastung der Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder standen zusätzlich die Beschlussfassungen zur künftigen Vergütung der Aufsichtsratstätigkeit, zur Änderung der Satzung und in Vorbereitung der Wahl der Vertreter im Jahr 2024 zur Änderung der Wahlordnung sowie die Wahl der Mitglieder des Wahlvorstandes auf der Tagesordnung.

Der Aufsichtsratsvorsitzende Herr Schmilas eröffnete um 18.05 Uhr die Versammlung und begrüßte die teilnehmenden Vertreter sowie die Vorstandsmitglieder, Frau Hewert und Herrn Zell, und die teilnehmenden Mitglieder des Aufsichtsrates, Frau Lippmann, Frau Irmschler, Frau Krawczyk, Herrn Hoba, Herrn Liebing, Herrn Noack und Herrn Walter.

Als Gäste nahmen insbesondere Frau Wirtschaftsprüferin Schult vom Prüfungsverband des BBU, die Kandidaten für die Wahl des Wahlvorstandes und einige Ersatzvertreter teil.

Anschließend stellte Herr Schmilas fest, dass die Einladung mit der heutigen Tagesordnung frist- und ordnungsgemäß zugegangen und die Beschlussfähigkeit mit der Anwesenheit von insgesamt 44 Vertretern gegeben ist.

Den Bericht des Vorstands mit der Erläu­terung des Lageberichts und des Jahre­s­abschlusses für das Geschäftsjahr 2022 erstattete das Vorstandsmitglied Herr Zell.

Zunächst erfolgte jedoch durch Frau Hewert eine Auswertung zu den stattgefundenen Vertreterstammtischen. Herr Zell erläuterte im Anschluss die im Geschäftsjahr 2022 insgesamt erreichten Geschäftsergebnisse und stellte die wichtigsten Unternehmenskennziffern vor. Ererläuterte insbesondere die Vermietungs-, Umsatz- und Mitgliederentwicklung, die Vermögenslage unter Berücksichtigung der Zusammensetzung des Eigenkapitals, die Finanz- und Ertrags­lage der Genossenschaft sowie die insgesamt positive Entwicklung der betriebs­­- wirtschaftlichen Kennziffern.

Aktuelle Risiken zeigte er speziell im Zusammenhang mit der Verschlechterung der ge-samtwirtschaftlichen Lage insbesondere infolge des Krieges in der Urkraine. Die daraus resultierenden enormen Kostensteigerungen im Bereich der Bau- und Energieversorgungspreise sowie Veränderungen in den Fremdkapitalkonditionen führen zu Investi­tionsrückgängen. Zudem erfordert die Umsetzung der Klimaziele aus dem Berliner Klimaschutz- und Energiewendegesetz künftig hohe Investitionen in den Klimaschutz bei gleichzeitiger Steigerung der Verwaltungs- und Baukosten. Die größte Herausforderung wird für den Vorstand vor allem darin liegen, die Mieten trotz alledem weiterhin moderat zu gestalten.

Herr Zell stellte die Prämissen zum Prognosebericht auf der Grundlage des langfristigen Finanz- und Erfolgsplans 2023–2032 dar und benannte dabei die Erwirtschaftung von Jahresüberschüssen, die Sicherung der Liquidität, die Erhöhung der Eigenkapitalquote, den Abbau von Kreditverbindlichkeiten, die hohe Investitionstätigkeit in den Wohnungsbestand bei gleichzeitig geringen Zunahmen der Nettomieterträge.

Des Weiteren erläuterte er die realisierten Geschäftsergebnisse des Wirtschaftsplanes/Bauprogramm 2022 und berichtete über die Baumaßnahmen und Investitionen im aktuellen Geschäftsjahr. Hierbei führte er insbesondere die energetische Sanierung und Dachgeschossaufstockung um zwei Etagen in der Hadlichstraße 21, 21a – 23a an.

Im Namen des Vorstands bedankte sich Herr Zell im Anschluss des Berichts bei allen engagierten Mitgliedern, Vertretern, den Aufsichtsratsmitgliedern und allen Mitarbeitern der Genossenschaft für die geleistete Unterstützung im zurückliegenden Geschäftsjahr.

Den Bericht des Aufsichtsrates erstattete dessen Vorsitzender, Herr Schmilas. Er ging dabei insbesondere auf die im Berichtsjahr 2022 geleistete Arbeit des Aufsichtsrates und seiner Ausschüsse ein. Insgesamt kamen der Vorstand und der Aufsichtsrat zu sechs gemeinsamen Sitzungen zusammen, in denen der Aufsichtsrat umfassend über die wesentlichen Fragen zur Umsetzung der Wirtschaftsplanung und der Entwicklung der Ertrags- und Finanzlage durch Berichte des Vorstands informiert wurde.

Zudem gab Herr Schmilas einen Einblick in die Arbeit der Ausschüsse des Aufsichtsrates, es wurden zur Unterstützung der Arbeit des Aufsichtsrates im Berichtsjahr insgesamt vier Fachausschüsse tätig, so habe der Ausschuss Finanzen mit der Vorsitzenden, Frau Lippmann, den Finanz- und Erfolgsplan und die Dokumente zum Jahresabschluss erörtert und Beschluss­em­pfehlungen erarbeitet. Der Bauausschuss unter dem Vorsitzenden, Herrn Noack, habe u. a. die aktuellen Bauvorhaben begleitet und der Ausschuss für Recht und Grundsätze mit dem Vorsitzenden, Herrn Liebing, wirkte an der Erarbeitung des gemeinsamen Entwurfes zur Änderung der Vergütung des Aufsichtsrates, der Satzung und der Wahlordnung mit. Der Ausschuss für Personal, unter dem Vorsitz von Herrn Walter, habe sich vor allem in­tensiv mit der Erarbeitung der Beschlussempfehlungen und Anstellungsverträgen für die Wieder- und Neubestellung von Vorstandsmitgliedern befasst.

Anschließend dankte Herr Schmilas im Namen des Aufsichtsrates dem Vorstand, allen Vertretern sowie den Mitarbeitern für die geleistete Arbeit zum Wohle unserer
Genossenschaft.

Zum darauffolgenden vierten Tagesordnungspunkt ergriff Frau Schult, Wirtschaftsprüferin vom Prüfungsverband des BBU, das Wort und erörterte auf Grundlage des Berichts über die gesetzliche Prüfung der EWG Berlin-Pankow eG unter Einbeziehung des Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2021 den wesentlichen Inhalt des Prüfungsberichts mit dem zusammengefassten Prüfungsergebnis. Im Ergebnis wurden insbesondere die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung, die Erfüllung des genossenschaftlichen Förderauftrages sowie geordnete wirtschaftliche Verhältnisse festgestellt. Demnach sind der Vorstand und der Aufsichtsrat in ihrer Tätigkeit ihren gesetzlichen und satzungsgemäßen Verpflichtungen ordnungsgemäß nachgekommen.

In der Aussprache meldete sich die Vertreterin Frau Golka zu Wort.

Durch die Vertreterversammlung wurden folgende Beschlüsse einstimmig gefasst:

• Feststellung des Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2022 (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang) und Einstellung des Bilanzgewinns des Geschäftsjahres 2022 in Höhe von 1.518.748,42 € in die anderen Ergebnisrücklagen
• Kenntnisnahme des Berichts über die Prüfung der EWG Berlin-Pankow eG unter Einbeziehung des Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2021 mit dem Vortrag zum vorliegenden Ergebnis der gesetzlichen Prüfung mit dem zusammengefassten Prüfungsergebnis
• Entlastung der Mitglieder des Vorstands, Herrn Zell und Herrn Luft, für das Geschäftsjahr 2022
• Entlastung der Mitglieder des Aufsichts­rates, Herrn Schmilas, Frau Lippmann, Herrn Liebing, Frau Krawczyk, Herrn Hoba, Frau Irmschler, Herrn Mattes (ab 15. Juni 2022), Herrn Noack, Herrn Walter und Herrn Lönnig (bis 15. Juni 2022) für das Geschäftsjahr 2022.

Im darauffolgenden Tagesordnungspunkt 10 erläuterte zunächst Herr Liebing, Vorsitzender des Ausschusses für Recht und Grundsätze, die Beschlussvorlage. Er gab einen Überblick über die historische Abfolge im Zusammenhang mit den erfolgten Beschlussfassungen durch die Vertreterversammlung zu der Höhe und Art der Vergütung für den Aufsichtsrat. So ist die grundlegende Beschlussfassung für die derzeitige Zahlungsweise aus dem Jahr 2003 und erfolgte in dieser Höhe seither als Sitzungsgeld. Die Arbeitsweise des Gremiums habe sich in den letzten Jahren jedoch geändert, die Arbeit der Mitglieder des Aufsichtsrates erfolge nicht nur in den Sitzungen. Er führte zudem aus, dass sich die Anzahl der Sitzungen in den letzten Jahren deutlich verringert und die Ausarbeitung der Themen sowie die Erarbeitung der Beschlussempfehlungen grundsätzlich in die Ausschüsse verlagert habe. Auch die medialen Veränderungen und digitalen Möglich­keiten bedingen einer entsprechenden Ausstattung und Vorbereitung eines jeden Mitgliedes des Aufsichtsrates. In den Beratungsprozess habe der Aufsichtsrat auch den Prüfungsverband einbezogen, so Herr Liebing. Dieser wies das Gremium zusätzlich darauf hin, dass sich die Höhe der Gesamtvergütung im Vergleich zu anderen Genossenschaften ähnlicher Größe zurzeit im unteren Drittel bewegt und eine Erhöhung sowie Änderung der Zahlungsweise zeitgemäß sei.

Im Ergebnis beinhaltet die vorgelegte Beschlussvorlage die Umstellung auf eine monatliche Vergütung gestaffelt nach den Funktionen Vorsitzender, Schriftführer und andere Aufsichtsratsmitglieder ab dem 1. Juli 2023. Die Sitzungen der Ausschüsse sollen jedoch, begrenzt auf maximal vier Sitzungen im Jahr, weiterhin mit einem Sitzungsgeld vergütet werden. Die Regelung im Zusammenhang mit der Übernahme der Umsatzsteuer durch die Genossenschaft im Falle einer Umsatzsteuerpflicht eines Mitgliedes des Aufsichtsrates bleibt bestehen. Diese Regelungen wurden durch die anschließende Beschlussfassung der orden­tlichen Vertreterversammlung einstimmig beschlossen.

Zum Tagesordnungspunkt 11 – Beratung und Beschlussfassung zur Änderung der Satzung – erläuterte Vorstandsmitglied, Frau Hewert, die Grundlagen der aktuellen Satzungsänderung als auch einzelne Änderungen und gab einen Überblick über die Vorgehensweise von Vorstand und Aufsichtsrat unter Einbeziehung der Vertreter bei der Erarbeitung des Änderungsvorschlags, der insgesamt 13 Paragraphen umfasste. Den Vertretern lag eine umfängliche Beschlussvorlage zur Satzungsänderung vor. Abschließend dankte sie allen Vertretern, die sich in Vorbereitung der Satzungsänderung aktiv an der Diskussion beteiligt haben. Die Abstimmung ergab, dass die ordentliche Vertreterversammlung einstimmig die Änderung der Satzung beschlossen hat. Die Satzungsänderungen werden zeitnah beim Registergericht eingereicht. Nach der Eintragung erfolgt eine entsprechende Mitteilung und die Einstellung der geänderten Satzung auf der Homepage www.ewg-pankow.de.

Als nächster Tagesordnungspunkt stand die Beratung und Beschlussfassung zur Änderung der Wahlordnung für die Wahl der Vertreter an. Vorstandsmitglied, Frau Hewert, erläuterte den Änderungsvorschlag zu den sieben Paragraphen. Den Vertretern lag auch zu diesem TOP eine ausführliche Beschlussvorlage vor. Nach der Abstimmung verkündete der Versammlungsleiter, Herr Schmilas, dass die ordentliche Vertreterversammlung die vorgelegte Wahlordnung mit den Änderungen zu den §§ 1, 3, 6, 7, 8, 9 und 16 einstimmig bestätigt hat. Die geänderte Wahlordnung ist im Mitgliederportal bzw. in der „Meine EWG“ App eingestellt und kann ab sofort dort eingesehen werden. Auf Wunsch kann auch ein Ausdruck bei der Geschäftsstelle angefordert werden.

Mit dem Tagesordnungspunkt 13 stand die Wahl der Mitglieder des Wahlvorstandes zur Wahl der Vertreter auf der Tagesordnung. Der Aufsichtsratsvorsitzende, Herr Schmilas, verwies auf die den Vertretern vorliegende Kandidatenliste. Er teilte mit, dass aus dem Vorstand und dem Aufsichtsrat in der gemeinsamen Sitzung am 3. Mai 2023 Vorstandsmitglied, Frau Hewert, und Aufsichtsratsmitglied, Herr Liebing, als Mitglieder des Wahlvorstandes bestellt wurden. Für den Wahlvorstand kandidierten folgende Mitglieder: Frau Junge, Frau Kirsch, Herr Dr. Kriwanek, Herr Reichenbach und Herr Thüre. Nachdem sich die Kandidaten vorgestellt haben, erfolgte die Wahl. Die Abstimmung ergab, dass alle Kandidaten in den Wahlvorstand gewählt wurden. Die Gewählten erklärten sogleich die Annahme der Wahl, sodass der Wahlvorstand gemäß der Wahlordnung vollständig besetzt wurde.

 v.l.n.r. Herr Thüre, Herr Dr. Kriwanek, Frau Kirsch, Frau Junge, Mitglieder des Wahlvorstandes

Unter dem TOP 14 Verschiedenes infor­mierte Frau Hewert über derzeitige Schwerpunktaufgaben in 2023 und darüber hinaus sowie zu den anstehenden Terminen bis ins I. Halbjahr 2024.

In seinem Schlusswort bedankte sich Herr Schmilas bei den Vertretern für die konstruktive Mitarbeit und beendete um 21.05 Uhr die diesjährige ordentliche Vertreterversammlung.